PROCESO ADMINISTRATIVO

     Se considera como el conjunto de pasos que se debe llevar a cabo para administrar una empresa u organización, en donde se comprenden una serie de fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhausto es indispensable a  fin de aplicar correctamente el método, los principios y las técnicas de esta disciplina.

Existen  diversas opiniones en cuanto al numero de etapas que constituyen el proceso administrativo aunque siempre se llegan a los mismos elementos

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 

1.Fase 

PLANEACIÓN

      La planeación es una etapa crucial en el proceso administrativo ya que aquí se determina la misión, la visión, los propósitos, los objetivos y las estrategias, aquí se involucra la toma de decisiones para anticipar un proceso también se prevé las consecuencias futuras de las acciones a tomar.

      En esta etapa también se  plantean unos recursos o presupuestos para cumplir los objetivos y metas establecidos, así como unas políticas, reglas, procedimientos a seguir, en esta etapa se plantean preguntas como: ¿Que debe hacerse? y ¿Como debe hacerse? facilitando el control y dándole sentido a la dirección.

 Importancia

La importancia de es que se incluyen únicamente las actividades que son necesarias evitando que se dupliquen esfuerzos innecesarios, se determina los recursos que se necesitan, mantiene un orden en las actividades y suministra información que indican el estado de las actividades.

  También se tiene en cuenta cosas importantes como el tiempo que se divide en tres para definir y darle un lapso de cumplimiento a los objetivos y las metas:

1. Corto plazo: 6 meses a 1 año

2. Mediano plazo: 1 año a 3 años

3. Largo plazo: Mayores a 3 años

Ejemplo: Como ejemplo tomamos la visión y la misión de la Universitaria Agustiniana

2. Fase

Organización 

     Es la estructuración técnica de las relaciones entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, uno de los objetivos de la etapa de la organización es lograr la máxima eficiencia dentro de los planes señalados aquí se establecen como se va hacer las cosas, se encarga de estructurar y establecer cómo deben de ser las funciones, jerarquías y actividades.

Aquí se establece la pregunta: ¿Como se va hacer? 

     

Importancia
     Es el punto de enlace entre los aspectos teóricos y los aspectos prácticos entre "lo que debe ser" y "lo que es".
     Así como la buena  planeación da surgimiento a una buena organización,
una buena organización establecerá un mejor manejo de las siguientes fases del proceso administrativo la dirección y el control, esta etapa siempre esta en movimiento ya que la empresa y sus recursos están en un cambio constante.

En la etapa de la organización existen tres elementos que son:

1. Estructura: es la distribución y el orden de los componentes o las partes de una empresa u organización. 

2. Coordinación: nos referimos a la actividad de una empresa que tiene por objeto fundamental la obtención de rentabilidad. Así, la coordinación estará dada en este caso por la interrelación que tienen las distintas áreas encargadas de una función específica a fin de lograr una producción eficiente.

3. Asignación de tareas y responsabilidades: es preparar y asignar una lista de responsabilidades de todas las actividades necesarias para la producción de cualquier resultado estas deben incluir todos los pasos necesarios.

Ejemplo:

3. FASE 

DIRECCIÓN 

Etapa llamada también EJECUCIÓN y es la esencia misma de la administración , ya que pone en funcionamiento todas las herramientas de gestión en la empresa.

Existen 5 elementos básicos en la etapa de dirección: 

• Ejecución de los planes : poner en función lo planeado 
• Motivación 
• Guiar y conducir esfuerzos de los demás
• Comunicación : aplicar procesos de comunicación correcta dentro de la empresa 
• Supervision: comprobar que las funciones se estén realizando de la manera correcta.

IMPORTANCIA 

• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. 
• a través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organización 
•  la dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
• su calidad es reflejada en el logro de los objetivos, la implementacion de métodos y la organización y en la eficacia de los sistemas de control.
• a través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

PRINCIPIOS 

• De la armonía del objetivo o coordinación de interés ;  la dirección podrá ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos de la empresa.
• Impersonalidad de mando: la autoridad y si ejercicio , surgen como una necesidad de organización.
• De la supervision directa: apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus empleados.
• De la vía jerárquica: importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal.
• De la resolución del conflicto. indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa.
• Aprovechamiento del conflicto: obliga al administrador a pensar en soluciones ofreciendo la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

ETAPAS DE DIRECCIÓN 

EJEMPLO :

      El objetivo de Lorem Ipsum S.A de C.V. es abrir un Hostal de 30 habitaciones 3 estrellas y una tienda de artesanías a la orilla de una carretera de camino a una de las principales playas del país.Para hacerlo, primeramente se va a disponer de un capital de 1 millón de dólares; después vamos a localizar el terreno adecuado que cumpla con las expectativas del proyecto.

     Después se procederá  con la compra del terreno y posterior construcción del lugar.
Una vez realizado lo anterior se van a conseguir los permisos correspondientes ante las autoridades competentes y a dotar el hostal de los servicios necesarios como luz, agua, teléfono, internet, etc.
     Después vamos a establecer la estrategia de mercadeo y promoción del lugar.
Al final definiremos como y cuando realizar la apertura acorde a la temporada alta en el destino turístico inmediato.

    Dirección. Después de consultar con varias empresas constructoras de la región se determina la empresa que ofrece construir el Hostal en el menor tiempo posible con los mejores estándares de calidad; avalada por su experiencia en trabajos anteriores.

Del mismo modo se ha localizado a las empresas de recursos humanos, marketing y de servicios jurídicos en la región que puedan contribuir al buen desarrollo del proyecto.

4.  FASE CONTROL  El control consiste en verificar si todo sucede de conformidad con el plan adoptado  , con las instrucciones emitidas y con los principios estables. tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. La planeacion y el control están relacionados a tal punto, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si esta planeando o controlando.  IMPORTANCIA  Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacion. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Existen 4 elementos básicos en la etapa: Relación con lo planeado  Medición  Detectar desviaciones Establecer las medidas correctivas Tipos de control  Control preliminar: son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de las políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Control concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronizacion de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Control de retroalimentacion: se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones PROCESO DE CONTROL  Áreas de control Control de producción  Control de calidad Control de costos Control de los tiempos de producción Control de inventarios  Control de mantenimiento y conservación  Control de desperdicios. Ejemplo : Una empresa necesita dar distintas responsabilidades a diversas personas capaces de realizarlo, el gerente, supervisor o jefe debe de tener el control de este trabajo para que todo esta perfectamente sincronizado, si la cabeza esta mal lo demás estará mal, y si el ambiente de trabajo es bueno, pues las relaciones laborales generarán un buen trabajo y desempeño del cargo.